“دعونا نتواصل مع الآخرين” (+ 6 عبارات أخرى لا يجب قولها أبدًا في رسائل البريد الإلكتروني)
لنبدأ بالدوزي:
“دعونا نلمس القاعدة.”
البدائل:
“دعونا نتواصل.”
“يجب أن نتحدث قريبًا.”
لماذا تمتص:
إليك نظام رائع لمعرفة ما إذا كان يجب عليك استخدام “Let’s touch base” في رسالة بريد إلكتروني:
أنت:
- رائد فضاء يقود سفينتك إلى سطح كوكبي؟
- عازف باس يحاول إقناع فرقة بالسماح لك بالعزف معهم؟
- مدير فريق البيسبول يعطي التوجيهات لفريقك؟
إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا تستخدمه. ضع في اعتبارك أيضًا نقل هذه المعلومات بوسائل أخرى إلى جانب البريد الإلكتروني.
يجب أن تكون نسخة بريدك الإلكتروني واضحة. ليس هناك ما هو أقل وضوحا من عبارة “دعونا نتطرق إلى القاعدة”. إنها غامضة ومصطلحة وتتجنب العمل الفعلي (ويعرف أيضًا باسم كل شيء ليس نسخة جيدة). ناهيك عن حقيقة أنه تم الإفراط في استخدامه حتى الموت.
افعل هذا بدلاً من ذلك:
انتقل مباشرة إلى صلب الموضوع مع نسختك واقترح الطريقة التي تريد بها الاتصال. سيؤدي هذا إلى تقليم الدهون. ستظهر أيضًا على أنك منخرط ومستعد لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
مثال: “دعونا نخطط لاجتماع مدته 30 دقيقة غدًا في مكتبي الساعة 2:00 ظهرًا بالتوقيت الشرقي.”
“سأدخل مباشرة إلى هذه النقطة.”
البديل:
“سأقوم بهذا بسرعة.”
“”القصير منها هو …””
لماذا تمتص:
لا شيء يجعلني أرغب في رمي جهاز الكمبيوتر الخاص بي من نافذة مكتبي المنزلي بشكل أسرع من القول: “سأدخل مباشرة في صلب الموضوع”.
إذا كنت تريد الوصول مباشرة إلى هذه النقطة، فلماذا لا تفعل ذلك بعد ذلك؟
هذا مثال رائع على “لغة الحشو” – الكلمات والعبارات التي لا تخدم أي غرض سوى ملء الجملة الخاصة بك. إنه أمر غير ضروري وموجود فقط لتضييع وقتك ووقت من تراسله عبر البريد الإلكتروني.
افعل هذا بدلاً من ذلك:
فقط… ادخل في صلب الموضوع مباشرة. ابدأ بالتحدث عن كل ما تريد معالجته مع مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك. لا بكالوريوس. لا تراكم غير ضروري. (نصيحة احترافية: اقرأ بريدك الإلكتروني على هاتفك للتحقق من طوله. سترى أن الجمل الثلاث “المتفرقة” الموجودة على سطح المكتب لديك هي مجرد معلومات كافية على جهاز iPhone الخاص بك.)
إليك ملصقًا تحفيزيًا قديمًا لمساعدتك على التذكر:
“آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة.”
البدائل:
“اتمنى ان كل شئ بخير!”
“سعيد الاثنين / الثلاثاء / الجمعة / أيا كان!”
لماذا تمتص:
على الرغم من حسن النية، إلا أن البيان أكثر إفراغًا من حسابي الجاري بعد تخفيضات Steam الصيفية.
إنه مثل قول “أتمنى لك يومًا سعيدًا” كلما قلت وداعًا، أو وعد حبيبتك في المدرسة الثانوية بأنكما ستكونان معًا إلى الأبد.
(أو كان هذا أنا فقط …)
بالإضافة إلى أنه ليس له معنى كبير أيضًا. لا يمكن للبريد الإلكتروني أن “يجدك بصحة جيدة”، مثلما لا يمكن للشخص الذي يرسل إليك البريد الإلكتروني أن يجدك بصحة جيدة في تلك اللحظة.
افعل هذا بدلاً من ذلك:
تخطي المشاعر غير الفعالة وانتقل إلى ما تريد التحدث عنه.
إذا كنت تريد حقًا الانفتاح على شيء لطيف، فابحث عن علاقة متبادلة إذا كنت تتحدث إلى جهة اتصال باردة. إذا كان شخصًا تعرفه بالفعل، فاذكر شيئًا خفيفًا حدث في الماضي.
مثال:
“مرحبًا توني، هل ترغب في الاجتماع لتناول القهوة هذا الأسبوع لمناقشة فرصة عمل؟ أنا أيضًا خريج جامعة أيوا (دفعة 2015) ووجدت اسمك على موقع الخريجين الخاص بنا.”
أو
“مرحبًا توني، لقد قمت أخيرًا بمراجعة أبرز الأحداث في اللعبة التي تحدثنا عنها وكانت رائعة!”
“هل هذا جيد؟”
البدائل:
“هل انت بخير مع ذلك؟”
“هل يمكننا أن نفعل ذلك؟”
لماذا تمتص:
تأتي هذه العبارة غالبًا في نهاية الطلب أو الاقتراح – وبينما تعتقد أنها تجعلك تبدو مهذبًا، إلا أنها تبدو في الواقع كذلك أكثر احتياجا.
على هذا النحو، فإنك تستنزف رسالتك من الثقة والحزم الذي تريد نقله.
افعل هذا بدلاً من ذلك:
لا تسعى إلى التحقق من الصحة. اختتم بعبارة قوية تحث المستخدم على اتخاذ إجراء لتوجيه أي مشكلات قد تواجهك إليك.
مثال: “إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات، فيرجى التواصل معي.”
