يمكن الآن للشركات الصغيرة التي تعتمد على واتساب لتبادل الفواتير والعقود ومستندات العملاء مراجعة ملفات PDF وترميزها دون مغادرة المحادثة.
قدمت Adobe وWhatsApp أدوات PDF مدعومة بـ Acrobat داخل WhatsApp Web وتطبيق WhatsApp لنظام التشغيل Windows. يتيح التكامل، المتوفر عالميًا، للمستخدمين فتح ملفات PDF في الدردشة وعرض الملفات المحمية بكلمة مرور وإضافة التعليقات التوضيحية الأساسية دون تنزيل المستند أو التبديل إلى تطبيق آخر.
يمكن أن يزيل التحديث عدة خطوات من سير العمل المثقل بالمستندات للشركات الصغيرة، خاصة تلك التي تستخدم WhatsApp بالفعل للتواصل مع العملاء والموردين والمقاولين والموظفين عن بعد.
قال أبهيجيان مودي، نائب الرئيس الأول لأعمال الإبداع والإنتاجية: “تم تصميم Acrobat لدعم سير عمل المستندات أينما حدثت”. “إن جلب إمكانات PDF إلى WhatsApp Web وWindows يوسع هذه الرؤية إلى واحدة من أهم منصات الاتصال في العالم.”
أعلنت Adobe عن التكامل في منشور أصلي يصف ميزات Acrobat وWhatsApp الجديدة.
يتم فتح ملفات PDF مباشرة داخل محادثات WhatsApp
عندما يقوم شخص ما بمشاركة ملف PDF عبر WhatsApp Web أو Windows، يمكن للمستلمين الآن فتح المستند الكامل داخل المحادثة. يمكن للمستخدمين التمرير عبر الصفحات وتكبير التفاصيل ومراجعة الملف دون حفظه أولاً على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
يحافظ التكامل على تخطيط المستند وتنسيقه من خلال تقنية عرض PDF الخاصة بـ Acrobat. قد يكون هذا مفيدًا عند مراجعة العقود والفواتير وقوائم الأسعار وإثباتات التصميم والملفات الأخرى التي قد يؤدي فيها النص في غير مكانه أو التنسيق المتغير إلى حدوث ارتباك.
يمكن لمستخدمي WhatsApp أيضًا فتح ملفات PDF محمية بكلمة مرور داخل الدردشة. سيظلون بحاجة إلى كلمة المرور الصحيحة للوصول إلى المستند.
قالت Adobe إن المستندات التي تتم مشاركتها من خلال محادثات WhatsApp الشخصية تظل محمية بواسطة التشفير الشامل لـ WhatsApp. وهذا يعني أن المستندات تتلقى نفس إجراءات حماية التشفير مثل الرسائل والملفات الشخصية الأخرى المرسلة عبر الخدمة.
يمكن للمستخدمين إضافة تعليقات أساسية دون مغادرة الدردشة
تشتمل التجربة الجديدة على أدوات ترميز خفيفة الوزن للرسم على ملف PDF، وتمييز المقاطع، ووضع خط تحت المعلومات، وشطب النص.
على سبيل المثال، يمكن لصاحب العمل الذي يراجع اتفاقية المورد أن يسلط الضوء على رسوم مشكوك فيها ويناقشها في نفس المحادثة. يمكن للمقاول وضع دائرة حول قياس غير صحيح في مستند المشروع. يمكن لفريق التسويق وضع علامة على التغييرات على دليل التصميم قبل إرسال التعليقات إلى أحد المستقلين.
قد يؤدي الاحتفاظ بالمستند والمناقشة في مكان واحد إلى تقليل الحاجة إلى تنزيل ملف وفتحه في برنامج آخر وحفظ نسخة منقحة والعودة إلى WhatsApp لإرساله. وقد يؤدي ذلك أيضًا إلى تسهيل متابعة الملاحظات نظرًا لأن المستند الذي تم وضع علامة عليه يظل متصلاً بالمحادثة المحيطة.
تبدو وظائف الترميز أكثر ملاءمة للمراجعات السريعة بدلاً من المراجعات الشاملة للمستندات. قد تظل الشركات التي تقوم بتغييرات قانونية أو مالية أو تصميمية كبيرة بحاجة إلى برامج أكثر تخصصًا وعملية موافقة رسمية.
تتطلب الميزات المتقدمة برنامج Acrobat
يمكن للمستخدمين الذين يحتاجون إلى أكثر من تعليق توضيحي أساسي تحديد “Edit in Acrobat” للوصول إلى أدوات إضافية. اعتمادًا على خطة Acrobat المتوفرة، يمكن أن تتضمن هذه الأدوات تحرير النص وإعادة تنظيم الصفحات وإضافة التوقيعات وتطبيق الحماية بكلمة مرور.
يمكن لـ Acrobat AI Assistant أيضًا تلخيص ملفات PDF والإجابة على الأسئلة المتعلقة بمحتوياتها وتحديد المعلومات الأساسية. قالت Adobe إن ميزات التحرير المتقدمة ومساعد الذكاء الاصطناعي تتطلب اشتراكًا في Acrobat.
بعد إكمال التغييرات، يمكن للمستخدم إرسال ملف PDF المحدث مرة أخرى إلى محادثة WhatsApp الأصلية. يمكن أن يساعد ذلك العملاء والمتعاونين في العثور على أحدث إصدار، على الرغم من أن الشركات ستظل بحاجة إلى إدارة أسماء الملفات والتحكم في الإصدار بعناية عند تداول العديد من المراجعات عبر نفس الدردشة.
بالنسبة لشركة صغيرة، قد تكون الميزات المدفوعة أكثر قيمة عندما يتعامل الموظفون بانتظام مع العقود الطويلة أو المقترحات أو التقارير أو نماذج الطلبات. قد تجد الشركة التي تتلقى فواتير من صفحة واحدة فقط من حين لآخر أن وظائف العرض والترميز المجانية كافية.
كيف يمكن للشركات الصغيرة استخدام التكامل
يمكن أن يفيد التحديث الشركات التي تقوم بالفعل بجزء مهم من عملها من خلال WhatsApp. يمكن لتجار التجزئة وتجار الجملة إرسال كتالوجات المنتجات إلى العملاء ومناقشة التحديدات أثناء عرض نفس الملف. يمكن لشركات الخدمات مراجعة التقديرات وخطط المشاريع وأوامر العمل مع العملاء.
يمكن للعاملين المستقلين والوكالات مشاركة أدلة التصميم أو المقترحات، وجمع التعليقات المميزة وإرجاع المستندات المنقحة ضمن نفس الموضوع. يمكن للشركات التي تعمل مع موردين خارجيين فحص عروض الأسعار ومستندات الشحن وشروط الشراء دون نقل المناقشة إلى البريد الإلكتروني.
قد يكون التكامل ذا أهمية خاصة في الأسواق التي يعمل فيها WhatsApp كقناة اتصال تجارية أساسية بدلاً من تطبيق مراسلة عرضي. وأشارت Adobe إلى أن العديد من مستخدمي WhatsApp البالغ عددهم ثلاثة مليارات يستخدمون النظام الأساسي بالفعل لمشاركة الملفات وتنسيق العمل.
كما أن الشاشة الأكبر المتوفرة عبر WhatsApp Web وWindows تجعل المراجعة التفصيلية للمستندات أكثر عملية مما قد تكون عليه على الهاتف. يمكن للموظفين إبقاء المحادثة مرئية أثناء قراءة المعلومات في ملف PDF ومقارنتها والرد عليها.
الراحة لا تقضي على مخاطر المستندات
يجب على أصحاب الأعمال تجنب التعامل مع مراجعة المستندات المستندة إلى الدردشة كبديل لممارسات الأمان وحفظ السجلات المعمول بها.
يحمي التشفير الشامل المستندات أثناء انتقالها عبر محادثات WhatsApp الشخصية، ولكنه لا يمنع المستلم المعتمد من تنزيل ملف أو إعادة توجيهه أو مشاركته بطريقة أخرى. لا يزال يتعين على الشركات تقييد الوصول إلى السجلات المالية الحساسة ومعلومات الموظفين وبيانات العملاء والاتفاقيات السرية.
قد تحتاج الشركات العاملة في الصناعات الخاضعة للتنظيم أيضًا إلى تحديد ما إذا كان WhatsApp يلبي متطلبات الاحتفاظ والتدقيق والامتثال الخاصة بها. يجب تخزين العقود المهمة والموافقات النهائية في نظام مناسب لإدارة المستندات بدلاً من حفظها فقط في سجل الدردشة.
يجب على الشركات أيضًا التحقق من إصدار المستند الذي يمثل النسخة النهائية المعتمدة. يمكن أن تؤدي عمليات التبادل السريعة إلى حدوث ارتباك عندما يقوم العديد من المشاركين بتحرير وإعادة إرسال ملفات ذات أسماء مماثلة. يمكن أن تساعد أسماء الملفات والتواريخ وإجراءات التوقيع الرسمية الواضحة في منع الموظفين من العمل على إصدار قديم.
وتتطلب الملخصات التي ينشئها الذكاء الاصطناعي الحذر نفسه. قد يساعد Acrobat AI Assistant المستخدمين على فهم المستندات الطويلة بسرعة أكبر، ولكن يجب على أصحاب الأعمال التحقق من البنود الهامة والأسعار والمواعيد النهائية والالتزامات القانونية مقابل النص الأصلي. يجب أن يدعم ملخص الذكاء الاصطناعي المراجعة البشرية، وليس أن يحل محلها.
يعكس تكامل Acrobat جهدًا أوسع من جانب موفري البرامج لجلب أدوات الأعمال إلى منصات الاتصال التي يستخدمها الموظفون بالفعل. بالنسبة للشركات الصغيرة، تكون الفائدة المباشرة واضحة ومباشرة: تغييرات أقل في التطبيق بين استلام المستند ومراجعته والرد عليه.
يمكن أن تساعد هذه الراحة الفرق على التحرك بشكل أسرع، خاصة عندما يفضل العملاء وشركاء الأعمال استخدام WhatsApp. ستعتمد القيمة في النهاية على مدى نجاح الشركات في تحقيق التوازن بين التعامل بشكل أسرع مع المستندات مع الأمان والتحكم في الإصدار والحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات العمل الرسمية خارج الدردشة.
تم نشر هذا المقال، “Adobe يجلب أدوات Acrobat PDF إلى WhatsApp Web وWindows” لأول مرة في Small Business Trends
اكتشاف المزيد من قمم التجارية للأعمال
اشترك للحصول على أحدث التدوينات المرسلة إلى بريدك الإلكتروني.
